Por qué necesitas una auditoría externa: los beneficios

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Muchas organizaciones realizan auditorías externas como parte de los requisitos para verificar la conformidad con las normas ISO para obtener la certificación correspondiente con una casa certificadora. Aunque los auditores internos poseen una perspectiva bastante amplia sobre el flujo de trabajo interno de la organización, lamentablemente no suelen ser totalmente imparciales, puesto que están auditando a sus compañeros de trabajo o supervisores.

Una auditoría externa es similar a una auditoría interna ya que ambas revisan las operaciones y procesos de una organización, con el objetivo de determinar el nivel de conformidad con la norma. Sin embargo, tienen sus diferencias. También son completamente imparciales. Ya que los auditores externos no tienen relaciones previas con la organización o alguno de sus empleados, pueden llevar a cabo la auditoría externa sin temor a repercusiones en su sitio de trabajo.

El objetivo principal de una auditoría externa

El objetivo principal de una auditoría externa es buscar oportunidades potenciales para que tu Sistema de Gestión de la Calidad se mantenga en conformidad con la norma. Esto sucede porque una persona o un equipo externo tiene más probabilidad de detectar cualquier detalle o irregularidad que haya sido pasado por alto durante la auditoría interna.

Aun cuando las auditorías internas son importantes para una organización, las auditorías externas incrementan la probabilidad de encontrar riesgos que puedan ocasionar la no conformidad de tu Sistema de Gestión de la Calidad. Por eso, al trabajar junto con ellos, tu organización puede asegurar que tu SGC está en conformidad con la norma ISO 9001, y este es el paso previo que tu organización debe realizar antes de solicitar la certificación con una casa certificadora.

A continuación, te mostraremos cuáles son los principales beneficios que puedes obtener al contratar los servicios de un auditor externo para evaluar tu SGC antes de optar por la certificación ISO 9001.

Ayuda a encontrar errores

Una auditoría externa puede ayudar a una organización a encontrar posibles fallas en el flujo de trabajo de los procesos durante su ejecución. Esto puede ayudarte a identificar puntos clave que deban ser revisados con mayor profundidad para poder tomar las medidas correctivas necesarias, y así poder ajustarse al nivel de conformidad que se requiere para obtener la certificación en la norma ISO 9001.

Aun cuando tu organización ejecute auditorías internas con regularidad, el tiempo que los auditores internos pueden dedicarle a esta actividad es considerablemente menor, reduciendo la posibilidad de encontrar fallas u omisiones en los procesos, y en el SGC en general. Es por esto que una auditoría externa puede identificar estos detalles y ayudarte a corregirlos, lo que al final se traduce en un flujo de trabajo mucho más fluido.

De igual manera, las auditorías externas pueden ayudarte a confirmar detalles encontrados durante las internas, y por ello, cualquier recomendación que los auditores tengan para tu organización, será mejor recibida.

Ayuda a mejorar la efectividad en los procesos internos

Ya que los auditores externos revisan cuidadosamente el nivel de conformidad de tu SGC y todos los procesos asociados, pueden ser más detallados a la hora de verificar no solo su ejecución, sino también sus entradas y salidas. Incluso, pueden revisar cualquier herramienta tecnológica que tu organización haya implementado para sustentar el Sistema de Gestión de la Calidad y darte cualquier recomendación pertinente para mejorar su funcionamiento, o mantenerlo en el tiempo. Como esta revisión también incluye la verificación de todos los actores que intervienen en las actividades o tareas asociadas a los procesos, pueden ayudarte a identificar también la efectividad en la distribución y la carga de las mismas, y por supuesto, ayudarte a ajustarlas.

Ayuda a educar a la organización

Aunque no lo parezca, una auditoría externa puede ayudar a educar a tu organización sobre el uso de tu Sistema de Control de la Calidad. Todos los hallazgos que los auditores hayan recopilado, te servirán no solo para comprender la norma ISO 9001 en profundidad, sino también para identificar oportunidades de mejora para tu SGC, y por consiguiente, para todas las operaciones de la organización que se encuentren dentro de su alcance.

Sus hallazgos son válidos a la hora de solicitar la certificación ISO 9001

Las auditorías externas realizadas por entes autorizados y reconocidos, tienen completa validez para cualquier casa certificadora que esté en capacidad de otorgar la certificación ISO 9001.

A la hora de solicitar esta certificación, la casa certificadora revisará exhaustivamente los hallazgos presentados por los auditores externos. Con esto, la casa podrá evaluar si el nivel de conformidad especificado es suficiente para otorgar la certificación a tu organización.

Otros beneficios

Entre los beneficios a corto y a largo plazo que puedes obtener, aun si se trata de un auditoría de rutina, está, por supuesto, el poder encontrar oportunidades de mejora en tu Sistema de Control de la Calidad y utilizar las recomendaciones de los auditores para aprovecharlas. A largo plazo, la ejecución de estas auditorías garantizan a los miembros de la Alta Gerencia de tu organización, que el SGC se encuentra bien implementado y que está siendo utilizado correctamente y que apoya el cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados.

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