Siempre que una empresa decide iniciar sus esfuerzos para certificarse, surge la pregunta: ¿Cuánto tiempo nos llevará certificarnos? Una empresa decide certificarse debido a que busca tener un mayor control de sus procesos, busca estandarizar sus procedimientos, busca la mejora continua o simplemente lo hace porque uno de sus clientes principales se lo pide o será una herramienta para abrir nuevos negocios.
Independientemente de la razón, la decisión de certificarse implicará bastantes cambios que requerirán en todo momento, la colaboración del personal y el compromiso directivo.
El tiempo que una organización tardará en certificarse depende de varios factores. En opinión de un servidor, estos son los factores principales:
Tamaño de la organización y procesos establecidos: Un sistema de gestión tiene que estar estandarizado y comprendido entre todos los miembros de la organización, por ende, hay que considerar el número de personas que se involucran en el mismo para poder lograr la implementación. A su vez, cuando la organización determine el número de procesos necesarios para el establecimiento de actividades, también habrá que considerar un tiempo necesario para que los procesos cumplan con lo establecido en la Norma ISO 9001:2015
Involucramiento de la Dirección: Una empresa que está convencida desde su dirección para la implementación de un SGC, tendrá sin duda un ejemplo que permee en la organización y por ende un mayor compromiso de los empleados. Si la Dirección no esta convencida de que la implementación es necesaria, difícilmente se tendrá un resultado favorable.
Recursos necesarios: la implementación de una certificación requiere de una inversión, desde el acercamiento con una casa certificadora, la contratación de servicios de un asesor externo (en caso de ser requeridos) cursos de interpretación de la norma y/o auditor interno para el personal que lo requerirá, mejoras en infraestructura y ambiente de trabajo requeridos, etc. Es necesario tener esta planificación de uso de recursos desde unos meses antes de iniciar el proyecto.
Apoyo Técnico: dependiendo del grado de conocimiento o expertise con que cuenten los elementos de la organización, es posible que se requieran los servicios de un consultor, esto con el fin de poder guiar a la organización para el logro de su certificación.
El involucramiento del personal: El personal siempre será la piedra angular de un proceso de certificación. Es necesario concientizar y de ser posible, hacer que todos se pongan la camiseta en pro de conseguir la implementación y certificación de un Sistema de Gestión. La Dirección y su equipo deben sumar esfuerzos con todo el personal para lograr este objetivo. Seguramente existirán casos donde no todos los colaboradores quieran, lo que ellos consideran, hacer tareas de más o realizar un formato/registro para documentar sus actividades. En estos casos, los líderes de proceso juegan un rol importante para concientizar al personal y conseguir la colaboración del auditado. En casos extremos será necesario llevar el caso hasta Recursos Humanos quien podría tomar acciones diversas para generar la toma de consciencia, y así asegurar que la organización entera se ha comprometido con el sistema, ya que debemos recordar: una cadena es solo tan fuerte como su eslabón más débil.
Por último, es muy importante recordar que se estará implementando un sistema, y cuando este se audite, se revisará al sistema y no a las personas. Las personas involucradas deben comprender que se auditan procesos y no personas, buscando un sistema que funcione activamente. A su vez, recordar que en un mercado tan altamente competitivo las certificaciones son cada vez más comunes y requeridas, por lo que un negocio que busque trascender, tarde o temprano, tendrá que implementar uno o varios Sistemas de Calidad.
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