Los requisitos de ISO 9001 que te detienen para certificarte

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Si estás por iniciar un proceso de certificación, te contaremos sobre los requisitos de ISO 9001 donde más empresas cometen errores, ¡Y cómo puedes evitarlos!

Te presentaremos situaciones puntuales (y comunes) en empresas sobrellevando una auditoría que causa que tenga «no conformidades». Nuevamente, con el fin de que puedas evitarlas.

ISO 9001 es una inversión

Antes de pasar a los puntos, tenemos que hablar sobre el costo de la certificación en sí. Si bien, este punto específico no es un requisito técnico que falla, sí es un factor determinante. Entre otras cuestiones, por el flujo presupuestado en las empresas. La realidad es que certificarte con ISO 9001 es una inversión.

 

Son muchos los beneficios que tu organización puede adquirir al contar con la Certificación ISO 9001, pero como toda iniciativa de negocios, la obtención de este certificado traerá costos. Aunque al igual que con otros costos, estos permiten beneficios puntuales, ya que es una inversión que te permitirá, por ejemplo, abrir tu empresa a más mercados o poder acceder a contratos específicos. 

 

Dependiendo del tamaño de tu organización, estos costos pueden llegar a ser bastante significativos, pero así como lo serán los costos, potencialmente los beneficios adheridos a estar certificado también serán significativos. Pero si ya sabes que necesitas ISO 9001, ¡Sigue leyendo!

 

¿En qué fallan las empresas?

La experiencia que muchas casas certificadoras y otras organizaciones han aportado, muestra que existen errores comunes a la hora de iniciar el proceso de certificación. Caer en ellos no sólo puede acarrear costos extremadamente elevados, sino el riesgo de un impacto negativo en tus procesos a largo plazo, trayendo consigo graves consecuencias.

 

Te mostramos cuáles son estos errores y te aconsejamos cómo prevenirlos, para que tu organización pueda cumplir con todos los requisitos y puedas iniciar el proceso de obtener la Certificación ISO 9001 con tu casa certificadora sin contratiempos.

 

1. Antes de iniciar el proceso: No tener un objetivo claro

 

Tal vez quieres certificarte porque:

• Tener el certificado es una excelente estrategia de mercadeo para tu organización.
  Sabemos que aquellos clientes que saben que reconocen el valor de esta norma, tienen más probabilidad de adquirir tus servicios que aquellos que no. Sin embargo, implementar un Sistema de Gestión de la Calidad que solo se enfoque en oportunidades de mercado, puede minimizar los beneficios inherentes a la certificación.

• Tus competidores están certificados en esta norma.
  Ciertamente tener esta certificación le da a tu organización valor agregado a la hora de competir con otras organizaciones, y tus clientes potenciales tendrán un motivo menos para descartarte como proveedor de servicios. Sin embargo, este certificado no significa nada si tus servicios no tan buenos o mejores que los de tu competencia. 

• Tus clientes actuales y/o potenciales exigen que estés certificado.Si no tienes esta certificación, los clientes potenciales no te tomarán como proveedor de servicios. Certificarte sólo porque es obligatorio para calificar como proveedor de servicios en ciertos mercados, es contraproducente si no tomas en cuenta que realmente se trata de una oportunidad de mejora para tus operaciones en general.

 

Estas tres razones son válidas, pero no son suficientes para obtener buenos resultados si las consideras de manera aislada, menos aún si tu objetivo principal es simplemente obtener la certificación y ya. Todo esto puede ocasionar que a la larga no solo tus costos operativos sean extremadamente elevados, sino que la burocracia se apodere de tus procesos de calidad, lo que se traducirá luego en una separación entre lo que tu Manual de Calidad dice y lo que realmente sucede en cada área funcional de tu organización.

Para evitar esto, debes estar claro en lo que esperas obtener de la Certificación ISO 9001 en contraste con lo que ella te ofrece y asegurarte que todos aquellos que participen en su implementación estén al tanto y totalmente de acuerdo en el por qué quieres certificarte.

2. Antes de iniciar el proceso: No cuentas con el apoyo de la Alta Gerencia

Una vez que ya estás claro en por qué quieres certificarte, deberías poder evitar este error. Si la Alta Gerencia no apoya la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad –mediante liderazgo y aporte de recursos-, es probable que no logres obtener la Certificación ISO 9001, y por tanto, no podrás beneficiarte de ella. Esto también puede impactar en la manera en que tu organización ejecuta los procesos de calidad y la efectividad del Sistema.

Para evitar esto, debes asegurarte que la Alta Gerencia:

• Se haga responsable por el Sistema de Gestión de la Calidad

• Comunique la importancia de los requisitos del Sistema
• Involucre, dirija y apoye al personal para asegurarse de que el Sistema es efectivo
• Utilice el Sistema como base para toma de decisiones estratégicas

 

3. Durante el proceso: No involucrar al personal de la organización en el proceso de implementación

La Certificación ISO 9001 involucra a todas las áreas funcionales de mayor protagonismo de tu organización. Por eso, el Sistema de Gestión de la Calidad que implementes tendrá impacto sobre prácticamente todos los procesos, los roles y las responsabilidades de tus empleados. Aunque cuentes con personal clave para dirigir los procesos, esta certificación requiere la participación de todos, y por sobre todo, que todos sean capaces de adaptarse a los requisitos necesarios para contar con esta certificación.

Para evitar esto, es necesario que todo el personal esté en conocimiento de los cambios que deben llevar a cabo para lograr la certificación, y cómo estos cambios impactarán el desempeño del rol de cada quien. Esto implica que también deben aprender a tomar como suyos los procesos que contribuyen al aseguramiento de la calidad.

 

4. Durante el proceso: La aparición de la burocracia

Cuando la burocracia aparece, la tendencia es que ésta termina por obstaculizar los procesos y el flujo de trabajo, en lugar de ayudar a tu organización funcione con fluidez.

• El exceso de documentación o la documentación irrelevante. Muchas organizaciones creen que tener un montón de documentación es el “deber ser”, es un requisito imprescindible y tienden a crear y crear guías y manuales que a futuro no sirven de nada. Lejos de facilitar el conocimiento sobre los procesos y su ejecución, tiene el efecto contrario. Es imprescindible planificar la documentación que realmente se necesita y dejar de lado todo aquel contenido que “sobre”, es decir, que no sea irrelevante para las operaciones de tu organización.

 

• La tendencia a culpar a otros en lugar de identificar la oportunidad de mejora.
  Es común en muchas organizaciones buscar culpables cuando un proceso no sé ejecutar correctamente, en lugar de estudiar o analizar por qué sucede y cómo se puede corregir, prevenir y en última instancia, mejorar.

 

• Enfocarse únicamente en estar en conformidad con la norma.
  Si el enfoque es únicamente en cumplir con los requisitos de la norma y detectar problemas, en lugar de asegurarse que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los objetivos estratégicos de tu organización y que además se ajusta a la norma y ayuda a identificar oportunidades de mejora, puede traer muchos problemas a la hora de implementación.

  En este punto, las auditorías internas son de gran ayuda. Estas auditorías pueden ayudarte a promover ideas innovadoras y buenas prácticas a la hora de implementar y poner en funcionamiento tu Sistema de Gestión de la Calidad.

 

5. Después del proceso: Pensar que el proceso se detiene una vez que estás certificado

Como ya hemos mencionado en otros artículos, el trabajo no termina una vez que obtienes la Certificación ISO 9001. Pensar que ya no se debe hacer nada más, es uno de los mayores errores que debes evitar, pues “dormirte en los laureles” pondrá en riesgo la posibilidad de que puedas mantener tu certificación al día.

Es necesario continuar implementando auditorías periódicas para verificar que tu Sistema de Gestión sigue funcionando como debe, y poder, no solo aplicar acciones correctivas, sino poder identificar oportunidades de mejora para mantener tu Sistema funcionando correctamente y en conformidad con la norma.

 

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