Claves para tener éxito en tu Proceso de auditoría externa

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Una auditoría externa es un proceso de revisión ejecutado por un ente ajeno a tu organización. En el caso de la norma ISO 9001, esta auditoría se enfoca en el Sistema de Gestión de la Calidad que tú y tu Comité de Calidad hayan implementado con el fin de obtener la certificación en esta norma. Por esto, el propósito de esta auditoría es medir el nivel de conformidad que tu Sistema tiene con ella, y para esto puedes escoger entre una empresa auditora de calidad o hacerlo directamente con una casa certificadora.

Independientemente del ente que hayas escogido para llevar a cabo tu proceso de auditoría externa, esta se realiza en el transcurso de varios días en las instalaciones de tu organización. El tiempo que toma ejecutarla dependerá de la complejidad del Sistema de Gestión de la Calidad que hayas implementado, el número de auditores que la empresa auditora o la casa certificadora asigne para esto, y por supuesto, de la naturaleza de tu organización. Estas auditorías suelen ser complejas, ya que requieren mucha preparación, desde el diagnóstico inicial de los procesos de tu organización, hasta la implementación de tu Sistema de Gestión de la Calidad.

Muchas organizaciones fallan una auditoría externa por muchos motivos, mala planificación, falta de apoyo de la Alta Gerencia, y la burocracia, entre otros. Sin embargo, siendo errores previsibles, son completamente evitables. Aquí te contaremos cómo otros se adelantan a ellos para que tú puedas prevenirlos y hacer de tu proceso de auditoría externa un éxito.

 

 

Asegúrate que tu organización conozca y entienda de qué se trata la norma ISO 9001

Tanto tú como tu organización debe conocer muy bien la norma ISO 9001 y debe entender cómo funciona. Es lo primero en lo que debes enfocarte antes de iniciar una auditoría externa. Demostrar que tienes el conocimiento y que comprenden totalmente el alcance de esta norma, es una de las primeras cosas que los auditores toman en consideración, pues de esto depende el Sistema de Gestión de la Calidad que hayas implementado.

Prepárate bien

El proceso de preparación para una certificación ISO 9001 es un proceso que debe ser constantemente actualizado y optimizado. Para esto una buena planificación que incluya medición de tiempos de ejecución para tareas, auditorías internas y revisiones, es lo ideal.

Dale a tus auditorías internas la importancia que se merecen

Si ejecutas tus propias auditorías con anticipación, podrás identificar cualquier elemento que no se encuentre en conformidad con la norma. Esto te dará la oportunidad de corregirlo e implementar medidas preventivas para que no vuelvan a presentarse. Las auditorías internas pueden ayudar a preparar a tu personal para los procesos de entrevistas que las empresas auditoras y las casas registradoras realizan como parte del proceso de auditoría externa.

Implementa acciones correctivas… ¡y preventivas también!

No esperes para implementar acciones que puedan corregir las inconformidades que identificaste en tu auditoría interna. Tómate el tiempo para analizarlas con cuidado y podrás también diseñar las acciones preventivas que necesites implementar.

No olvides llevar a cabo revisiones de gestión

Podrías llevar revisiones a cabo al menos una vez al año, ya que estas revisiones tienen el objetivo de supervisar tu Sistema de Gestión de la Calidad, y suelen involucrar a la Alta Gerencia y a todos los responsables de las áreas funcionales de tu organización. Son una oportunidad para revisar tus Políticas de Calidad, recibir opiniones y sugerencias de los involucrados en los procesos, encontrar inconformidades, y de nuevo, poder aplicar acciones correctivas e implementar previsiones.

Haz seguimiento constante a los objetivos

Una de las cosas a las que los auditores le prestan más atención, es al planteamiento, seguimiento y ajustes que realizas sobre los objetivos de los procesos, los cuales ya sabemos, impactan los objetivos estratégicos de tu organización. Este proceso debe estar también muy bien documentado, pues es uno de los requerimientos más importantes que impone la norma ISO 9001.

Ten toda la documentación de tus procesos al día y a la mano

Los auditores siempre van a pedirte que muestres todo el material de soporte escrito para todos los procesos que conforman tu Sistema de Gestión de la Calidad. Esta documentación debe de estar completa y no debe de incluir documentos que sean irrelevantes para el proceso. Recuerda que la burocracia es uno de los motivos por los cuales podrías perder la oportunidad de certificar a tu organización. Debido a esto, otras organizaciones incluyen la documentación en su proceso de revisión de gestión.

Asegúrate que todos los espacios de trabajo se encuentran limpios y bien organizados

Esto demuestra que el personal trabaja a gusto, sin estrés, y por ende, se puede traducir no solo en productividad, sino también en eficacia.

 

 

Si deseas más información sobre el proceso de certificación ISO 9001, puedes leer nuestro Reporte de pasos para certificarte, dónde conocerás cómo implementar un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001.

 

TÜV-TIP: Visualiza nuestra webinar grabado y descubre los Tips para implementar y certificar ISO 9001:2015.

 

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