Puntos esenciales para sobrellevar una auditoría de calidad

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¿Interesado en certificar tu sistema de gestión de calidad o certificarte? Si es así, probablemente estarás interesado en conocer cómo una auditoría externa es esencial y qué puntos serán esencial que cuides.

Las normas de la familia ISO, como lo es la norma ISO 9001:2015, definen la auditoría de calidad como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas (registros, correos electrónicos o cualquier otra información relevante) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (procedimientos, instructivos, políticas, requisitos legales, requisitos del cliente, entre otros).

¿Cómo se diferencian las auditorías?

Comenzaremos describiendo los tipos de auditorías más comunes:

Auditoría interna:

Se realiza por miembros de la propia organización, o por otras personas que actúan en su representación. Se realiza en cumplimiento al plan de auditorías de la empresa con fines internos y realizarlas es un requisito exigido por la norma ISO 9001:2015.

Auditoría externa:

Se realiza por una organización externa, usualmente una casa certificadora, con el objetivo principal de obtener una certificación del sistema de gestión de calidad, el cual puede presentarse a los clientes potenciales aumentando la confianza en la organización. En algunas ocasiones, contar con alguna certificación puede ser un requisito imprescindible para poder realizar un determinado servicio.

 

Puntos esenciales durante la auditoría de calidad:

En esta ocasión describiremos cuáles son los puntos esenciales y te daremos algunos consejos para sobrellevar una auditoría de calidad a la hora de certificarse, es decir, a la hora de una auditoría externa por parte de una casa certificadora:

 

1. No organizar una auditoría externa hasta que tu sistema de gestión de calidad se encuentre sólidamente establecido

Este punto es de vital importancia, lo primero que intentará confirmar el auditor externo es que existe un sistema de gestión plenamente consolidado. Es decir, el sistema de gestión debe llevar implantado el tiempo suficiente como para que los trabajadores y directores conozcan sus funciones y responsabilidades y las incorporen a sus tareas diarias, y que además se pueda recopilar las evidencias objetivas suficientes requeridas en la norma ISO 9001:2015.

La gran pregunta es ¿Cuánto es tiempo suficiente? Este periodo de tiempo será diferente para cada tipo de organización, dependiendo de muchos factores; Como ser el tamaño y la complejidad de la misma.

 

2. Comprometer a la alta dirección

Sin el compromiso de la alta dirección los resultados de la auditoría de calidad pueden verse seriamente comprometidos.

En las nuevas versiones de las normas ISO, se da mayor responsabilidad a la alta dirección quitando la figura de “responsable de la dirección” que veíamos en anteriores versiones. En este sentido es de vital importancia que la alta dirección conozca perfectamente cuál es su rol:

• Conocer a cabalidad, y transmitir con el ejemplo la política de calidad.
• Tener claramente definidos los objetivos de calidad de la organización.
• Tener claro qué significa el término “revisión por la dirección” y conocer a cabalidad los resultados de la misma.

 

La alta dirección debe estar convencida de la importancia de la auditoría de calidad y asignar los recursos necesarios para la misma. Además tienen que entender que son ellos los principales responsables de generar una cultura de calidad y de mejora continua en la organización.

 

3. Realizar auditorías internas previas

Las auditorías internas previas son de vital importancia para evitar no conformidades a la hora de una auditoría externa, y se debe considerar los siguientes aspectos:

• Cumplir a cabalidad el plan de auditorías internas de la gestión.
• Auditar todos los procesos de la organización, y todos los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2015, además de generar los respectivos informes.
• Calificar auditores internos dentro de la organización, estableciendo los criterios de evaluación y demostrando sus competencias. Mayormente se exige cierto número de horas de capacitación en las normas que apliquen.
• Implementar acciones correctivas para todas las no conformidades evidenciadas en la auditoría de calidad.

 

4. Asegurarse que los empleados conocen sus funciones

Cada empleado desempeña una función importante a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad. Por ello, una parte importante de la auditoría de calidad son las entrevistas que se realizan a los trabajadores.

Para un auditor, un buen indicio es que un empleado de bajo rango se halla al tanto de la política de calidad, de los objetivos de calidad y de los procedimientos que se aplican a su puesto. Esto no se puede conseguir de la noche a la mañana, para ello se quiere tiempo de comunicación y formación.

 

5. No asumir una responsabilidad que no corresponde

Es un error muy común que comete la persona responsable del sistema de gestión de calidad.

Una auditoría, sea del tipo que sea, es una instancia de evaluación. El objetivo es poder determinar el nivel de cumplimiento de lo establecido por la norma. Esto claramente no es responsabilidad de una persona. Dado que quien lidera la auditoría por parte de la empresa es el departamento de calidad, se suele confundir esto con responsabilidad. Son dos cosas totalmente diferentes, y en este punto, cumple vital importancia lo que transmite la alta dirección.

Debe quedar claro, que cada cabeza es responsable de su proceso.

 

6. ¡Relájate! Una auditoría externa sirve para mejorar

Los auditores no buscan la perfección. Lo que harán será verificar que cuenta con un sistema de gestión acorde a tu tipo de organización, que se encuentra implantado y se utiliza como herramienta para mejorar continuamente. En lugar de preocuparte por el informe de auditoría, aprovecha su experiencia y consejos sobre no conformidades y maneras de mejorar.

 

Si te estás planteando certificar tu organización, tienes a tu disposición nuestro Reporte de pasos para certificarte, la cual te indicará paso a paso todo lo que necesitas saber.

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