¿Cómo se ve el proceso de Certificación ISO 9001?

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Generalidades de la Certificación ISO 9001

De acuerdo con la Organización Internacional de Normalización, la norma o certificación ISO 9001 especifica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Contar con esta certificación, demuestra la capacidad de una organización para proporcionar productos y servicios que cumplan con los requisitos legales y reglamentarios aplicables del cliente. Esta certificación puede obtenerse al iniciar un proceso de certificación ISO con la casa certificadora que haya escogido para esto.

¿Por qué certificarse en ISO 9001?

Es recomendable contar con garantía de conformidad de esta norma para toda organización que tenga como objetivo mejorar la satisfacción del cliente. Esto se logra mediante la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad y sus respectivas metodologías.

Siendo que se trata de una certificación reconocida a nivel mundial y que se adecúa perfectamente a organizaciones de cualquier tamaño, los beneficios son enormes para toda organización que la posea.

Para empezar, ayuda a mejorar el manejo interno de los procesos y los departamentos o gerencias que los ejecutan. Esto se traduce en una ejecución de procesos más eficiente, productiva y por supuesto, rentable, ya que las salidas de los procesos son consistentes, medibles y monitoreadas.

Por último, la certificación ISO 9001 es compatible con otros estándares de ISO, por lo que optar por cualquiera de ellas en el futuro, se convierte en un proceso mucho más sencillo.

 

¿Cómo empezar para certificarse en ISO 9001?

El proceso de prepararse para la auditoría de una Casa certificadora, no está compuesta de pasos específicos. Esto puesto que no hay una regla específica a seguir, puesto que las Casas certificadoras deben mantener la objetividad y su juicio técnico al otorgar una certificación. Te recomendamos este otro artículo: requisitos de ISO 9001.

Tener esto en cuenta te permitirá concentrarte en todos los aspectos de tu Sistema de Gestión de Calidad. Empresas y organizaciones que han obtenido su certificación en esta norma siguieron algunos de los siguientes pasos:

 

Diagnóstico o auditoría inicial

Debemos hacer un estudio completo de los procesos de la organización, para poder determinar el grado de cumplimiento que tenemos con los requisitos de la norma ISO 9001:2015. En otras palabras, vamos a estudiar qué tenemos y determinar qué nos falta.

Para realizar este diagnóstico, es muy útil tomar en cuenta lo siguiente:

• ¿A qué se dedica cada departamento o gerencia de mi organización? ¿Cuáles son sus labores principales?
• ¿Cuáles son los procesos claves que son determinantes en funciones de cada uno de mis departamentos?
• ¿Qué indicadores de gestión están asociados a estos procesos?

 

Planificación

Ya que sabemos qué es lo que nos falta para cumplir con la certificación ISO 9001, vamos a planificar todas las actividades que tenemos que llevar a cabo para poder implementar nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

Estas actividades deben tomar en cuenta:

• ¿Quiénes van a ser responsables por ejecutarlas?
• ¿En cuánto tiempo van a ser ejecutadas?

 

Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad

En esta etapa vamos a definir las metodologías, procesos, indicadores de gestión y cualquier otro elemento que consideremos necesario implementar. Es también en esta etapa cuando definimos toda la documentación que va a soportar al SGC.

 

Implementación

Es hora de implementar el SGC. Aquí es justo cuando vamos a aplicar y poner en funcionamiento todas las metodologías y procesos que diseñamos para cada área funcional dentro de nuestra organización. De acuerdo con el alcance definido en las etapas de diagnóstico y planificación.

 

Auditoría interna

Cuando el SGC esté en marcha, debemos realizar una auditoría interna de todo el sistema. Con esto, podremos determinar si el mismo cumple con los requisitos de certificación ISO 9001:2015, y si está siendo aplicado de manera consistente dentro de la organización en todos los procesos.

 

Certificación

Una vez que la auditoría interna resulte exitosa, es hora de involucrar a la casa certificadora. Ellos ejecutarán las auditorías necesarias para determinar la conformidad del SGC de la organización con la norma ISO 9001 y otorgará la certificación.

 

Mi organización ya está certificada… ¿y ahora qué?

Luego de obtener la certificación ISO 9001, es muy común que algunas organizaciones sientan que una vez obtenido el certificado, ya no hay más que hacer. Pero esto no podría distar más de la realidad. Es en este momento cuando comienza el verdadero trabajo, que consiste en dar continuidad a acciones que nos llevaron a diseñar e implementar nuestro SGC, cuidando que promuevan la mejora de este y de los procesos que lo comprenden.

 

Aquí hay algunas buenas prácticas que las empresas siguen una vez certificadas:

 

1. Desarrollar un plan de acción.

Básicamente comprende todas las actividades que deben ejecutarse, cada cuanto tiempo deben ser ejecutadas y quién debe ejecutarlas.

2. Definir indicadores de gestión consistentes y medibles.

Esto le permitirá evaluar el desempeño de los procesos y aplicar medidas correctivas de manera oportuna.

3. Realizar auditorías periódicas

De esta manera, podrá controlar la conformidad del SGC y los procesos, y así identificar riesgos e inconformidades.

4. Planificar jornadas de capacitación y entrenamiento

Mantener y aumentar el conocimiento de los involucrados en los procesos y su ejecución es imprescindible para garantizar que los procesos no se detienen en organizaciones que tienen alta rotación de empleados.

 

5. Evaluar la infraestructura de su organización de manera periódica

Es ideal para verificar si la misma sigue ajustándose al cumplimiento de objetivos de la organización y permite implementar cambios en la misma, si fueran necesarios.

6. Continuar aplicando las Políticas establecidas en sus Manuales o Guías de Calidad

Esto contribuye a verificar que el Sistema de Gestión de la Calidad sigue siendo utilizado y sigue mejorando continuamente.

 

Esta clase de acciones complementara tu certificación ya obtenida de manera que aporte a que pueda conservar su certificado ISO 9001 y asegurar que su SGC siga estando ajustado a los objetivos de la organización.

 

Si desea más información sobre el proceso de certificación ISO 9001, puede leer nuestra Guía de pasos generales para certificarte en ISO 9001, donde conocerá con detalles cómo implementar un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001.

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