Auditorías Remotas¿Es posible?

Hoy en día, debido a la situación que vivimos por la pandemia de Coronavirus SARS-CoV-2, han cambiado las formas de trabajo en todo el mundo, desde como nos adaptamos a la nueva normalidad de salir a todos lados con cubrebocas, hasta las maneras de estar en contacto con nuestros compañeros de trabajo a través del Home Office.

El mundo de las Auditorías de Certificación de ninguna manera ha sido una excepción a esta regla, por lo que últimamente las Casas Certiificadores han adaptado la modalidad de auditoría virtual, es decir, a través de alguna aplicación como Zoom, Skype, GoToMeeting, etc., y así poder seguir llevando a cabo las auditorias de certificación en los tiempos que se requieren.

Para los clientes, tal vez esta modalidad no les pueda parecer demasiado útil o que sea lo mismo que si el auditor visitara el sitio. Si bien es cierto que no que no todos los estándares pueden ser auditados bajo el concepto de auditorías virtuales, la finalidad de este breve artículo es comentar a título personal el por qué se considera que este es un valioso ejercicio que también tiene muchos detalles positivos.

En primer lugar, hay que considerar que el mundo cambió a partir de la pandemia presentada en la ciudad de Wuhan, China en diciembre de 2019. Las mismas autoridades de salud han comentado que volver a la normalidad antes de esa fecha nos llevará varios años, por lo que para trascender y seguir estando a la moda en el mercado laboral, es necesario adoptar y potenciar los medios virtuales de comunicación.

Aquí se enlistan algunas ventajas de la modalidad virtual:

-Ahorros. Las auditorías virtuales no generan viáticos para el auditor, únicamente se generan los gastos administrativos de la auditoria. Adicionalmente, no se gasta en medios de transporte y no se pierden tiempos de traslado.

-Protección a la salud. Las auditorías virtuales pueden llevarse a cabo desde la ubicación que estén todos los responsables de proceso presentes, tal como el Home Office. No es necesario que estén todos presentes en un solo sitio, por lo cual se preservan las medidas de sana distancia.

-Mantenimiento de la certificación. Lograr una certificación es un trabajo arduo y de muchas personas, no hay que permitir que la pandemia también nos arrebate ese esfuerzo.

Cabe mencionar que para asemejar las condiciones lo más posible a una auditoria presencial, es responsabilidad del auditor y de la casa certificadora realizar un plan de auditoria y una dinámica de auditoría que haga que el ejercicio se lleve a cabo con visitas a piso, con entrevistas a todos los líderes de proceso y con pruebas de conexión previas para asegurar que no se pierda tiempo tratando de restablecer la conexión.

¿Cómo saber si estoy listo para llevar a cabo una auditoría virtual?

-Primeramente, contactar a la casa cerficadora para tener claro si el estándar a certificar o dar seguimiento puede ser auditado por técnicas virtuales. De ser posible, la casa certificadora les pedirá llenar cierta información para solicitar la autorización.

-Es necesario contar con una herramienta de reunión virtual, tal como lo es Zoom, Webex, GoToMeeting etc., y contar con la capacidad de tener red de internet disponible para todos los sitios de la planta, así como que todos los que estén en Home Office cuenten con la herramienta.

-No es necesario tener toda la documentación escaneada, esta puede mostrarse en vivo a través de la cámara o en su defecto, esta puede escanearse en el momento y enviarse por correo. Incluso puede hacerse uso de las fotografías de whatsapp para facilitar el proceso (dependiendo de los lineamientos de cada casa certificadora).